Paweł Chorąży

Departament Programów Przedakcesyjnych i Strukturalnych

Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej

Zagadnienia kontroli finansowa środków europejskiego funduszu społecznego w świetle wymogów acquis communautaire – wyzwania dla Polski

    Celem niniejszego artykułu jest zaprezentowanie dorobku prawa wspólnotowego w zakresie kontroli finansowej funduszy strukturalnych oraz wynikających z niego praktycznych wymogów i implikacji dla przyjętego w Polsce modelu wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego.

W pierwszej części artykułu zostaną przedstawione aspekty prawne zarządzania i kontroli finansowej wynikające ze stosownych rozporządzeń europejskich. Druga część odnosi się do wyzwań stojących przed polską administracją nie tylko w zakresie rozwiązań instytucjonalnych (stworzenie sprawnego i efektywnego systemu monitoringu i kontroli środków EFS), ale i konieczności odpowiedniego przygotowania systemu wdrażania, umożliwiającego uniknięcie problemów mogących zagrozić prawidłowemu wdrażaniu EFS.

Ewolucja systemu kontroli funduszy strukturalnych

    Podejście do zagadnień związanych z kontrolą finansową funduszy strukturalnych ewoluowało w sposób podobny do całości kwestii związanych z funduszami jako instrumentem polityki strukturalnej Unii Europejskiej. Do 1988 roku kwestie te, podobnie zresztą jak i sama problematyka funduszy, nie miały większego znaczenia. Dopiero reforma funduszy strukturalnych z 1988 roku sprawiła, że wzrosło znaczenie tych środków tak dla państw członkowskich jak i UE jako instytucji. Efektem tego były powiększające się alokacje finansowe oraz powiązanie funduszy z realizacją wspólnotowych strategii i polityk (w przypadku EFS: Europejskiej Strategii Zatrudnienia). Procesy te w oczywisty sposób wpływały na zagadnienia kontroli środków przekazywanych państwom w ramach Wspólnotowych Ram Wsparcia.

    Poprzedni okres programowania (lata 1994 – 1999) zbiegł się w czasie z zapoczątkowaniem przez Komisję Jacquesa Santeura w 1995 roku tzw. Inicjatywy SEM 2000 (SEM – Sound and Effective Managment, Prawidłowe i Skuteczne Zarządzanie), mającej na celu poprawę jakości zarządzania i efektywności działań Unii Europejskiej.

    W obszarze funduszy strukturalnych raport końcowy SEM 2000 wskazał przede wszystkim na konieczność znaczącej poprawy w planowaniu wydatków, jaśniejszego zdefiniowania wydatków kwalifikujących się do współfinansowania, zapobiegania nieprawidłowościom oraz poprawy systemu kontroli. Również problemy z wdrożeniem pierwszego rozporządzenia w sprawie kontroli finansowej przez państwa członkowskie wydatków współfinansowanych przez fundusze strukturalne (Rozporządzenie 2064/97) wymusiły zmianę podejścia do kontroli finansowej w nowym okresie programowania 2000-2006.

    Wraz z przyjęciem obecnie obowiązujących rozporządzeń o funduszach strukturalnych wzmocnieniu uległy instytucje i procedury kontroli, wprowadzono mechanizm tzw. korekt finansowych oraz włączono kryteria wynikające z jakości kontroli finansowej przy dokonywaniu podziału tzw. alokacji rezerwy wykonania stanowiącej 4% środków przypadających na dany kraj (art. 44 Rozporządzenia 1260/99). Zwiększyły się także wymogi prawa wspólnotowego, jakie wiążą się z administrowaniem i wydatkowaniem środków funduszy strukturalnych. Wśród nich istotną rolę odgrywa sprawnie funkcjonujący system monitoringu i zarządzania, wspierający system kontroli poprzez łatwiejszą możliwość identyfikacji i eliminowania nieprawidłowości na wszystkich szczeblach wdrażania.

Podstawowe zasady kontroli finansowej funduszy strukturalnych

Rozporządzenie 1260/99

    Zagadnienia dotyczące zarządzania i kontroli finansowej pojawiają się we wszystkich najważniejszych regulacjach wspólnotowych dotyczących funduszy strukturalnych. Możemy je zatem znaleźć zarówno w Rozporządzeniu Rady 1260/99 wprowadzającym ogólne przepisy dotyczące funduszy strukturalnych, Rozporządzeniu w sprawie kwalifikowania wydatków (1685/2000) i Rozporządzeniu Komisji w sprawie szczegółowych zasad odnośnie ustanowienia systemów monitoringu i kontroli środków przyzananych w ramach funduszy strukturalnych (438/01).

    Zgodnie z ogólnymi zasadami przyjętymi w art. 38 Rozporządzenia 1260/99 obowiązek ustanowienia i zapewnienia prawidłowości oraz efektywności funkcjonowania systemu zarządczego i kontrolnego funduszy strukturalnych spoczywa na państwach członkowskich. Komisja z kolei zobowiązana jest do zagwarantowania w ramach posiadanych przez siebie kompetencji wprowadzenia i utrzymania przez państwa członkowskie sprawnie funkcjonujących systemów zarządzania i kontroli wykorzystania funduszy Wspólnoty. Organ ten ma również prawo przeprowadzania kontroli na miejscu w państwach członkowskich.

    Artykuł 38 wprowadza ponadto obowiązek koordynacji wysiłków państwa członkowskiego i Komisji w zakresie kontroli oraz obowiązek bezzwłocznego informowania się przez obie strony o rezultatach przeprowadzonych kontroli.

    Zgodnie z art. 5 Rozporządzenia 438/01 państwa członkowskie mają obowiązek w przedstawienia Komisji systemu zarządzania i kontroli wraz z opisem sposobu podziału zadań pomiędzy poszczególne instytucje, procedur obiegu dokumentacji finansowej, będącej podstawą ubiegania się o refinansowanie (reimbursement) wydatków oraz oraz sposobu organizacji audytu systemu zarządzania i kontroli.

    Państwa członkowskie zobowiązane są ponadto do składania Komisji w każdym roku do 30 czerwca informacji dotyczącej przeprowadzonych kontroli wraz z przedstawieniem problemów o charakterze systemowym wykrytych w trakcie ich przeprowadzania  oraz diagnozą wynikających z nich zagrożeń dla innych działań prowadzonych przez danego beneficjenta końcowego bądź instytucję pośredniczącą. Informacja ta powinna odnosić się ponadto do przyczyn wykrytych nieprawidłowości, ewentualnej konieczności dalszych czynności sprawdzających oraz niezbędnych działań korygujących i zapobiegających podobnym przypadkom. Przedkładana informacja powinna również zawierać uzupełnienie bądź uaktualnienie opisu systemu zarządzania i kontroli.

    Wraz z postępami realizacji działań wydatki dokonywane przez państwa członkowskie są poświadczane przez instytucją płatniczą i kierowane w postaci wniosków o płatność do komisji¹.

    Również tzw. poświadczenie zakończenia pomocy (declaration on winding-up of the assistance) jest dokonywane przez niezależną struktuę, umiejscowioną w instytucji płatniczej. Pod pojęciem niezależności należy rozumieć jasno zdefiniowany podział instytucjonalny i brak funkcjonalnej zależności. Zgodnie ze wskazaniami Rozporządzenia Komisji 438/2001 struktura uprawniona do poświadczania zamknięcia pomocy nie może znajdować się w stosunku zależnym do:

• instytucji zarządzającej,

• osoby (departamentu) poświadczających wydatki pośrednie lub końcowe,

• instytucji pośredniczących.

    Czynności sprawdzające dokonywane przez tą wyodrębnioną strukturę powinny być zgodne z międzynarodowymi standardami audytu, a instytucje właściwe ds. zarządzania, płatności i instytucje pośredniczące mają obowiązek przedstawić jej wszystkie wymagane informacje, dokumenty i nośniki z informacjami niezbędne do wystawienia wspomnianego wyżej potwierdzenia.

    Poświadczenie końca udzielonej pomocy opiera się na podstawie szeregu badań mających na celu uzyskanie pewności, że poświadczony wyciąg wydatków jest właściwy oraz że transakcje zasadnicze są zgodne z prawem i rzeczywiste.

    W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości państwa członkowskie zobowiązane są do dokonania korekt finansowych polegających na zmniejszeniu salda kwoty wkładu funduszy strukturalnych o kwoty wynikające z nieprawidłowego wykorzystania i ponownym ich wykorzystaniu oraz do dokonania niezbędnych działań naprawczych, w przypadku gdy nieprawidłowości finansowe są efektem systemowych nieprawidłowości w zarządzaniu i kontroli. W przypadku nieusunięcia skutków i przyczyn wynikłych nieprawidłowości przez państwo korekt finansowych dokonuje Komisja poprzez zawieszenie płatności okresowych, a w przypadku nieosiągnięcia porozumienia z państwem członkowskim poprzez zmniejszenie zaliczki lub anulowanie całości lub części wkładu funduszy europejskich. Decyzje Komisji o wielkości korekty powinny przy ocenie rodzaju nieprawidłowości lub zmiany oraz przy ocenie zakresu i finansowych implikacji wad stwierdzonych w systemach zarządzania bądź kontroli państw członkowskich uwzględniać zasadę proporcjonalności.

    Wysokie wymagania tak w zakresie montażu finansowego, jak i procedur wydatkowania środków UE oraz wynikająca z nich konieczność podjęcia różnego rodzaju działań im towarzyszących wymagają wdrożenia i egzekwowania odpowiednich procedur kontrolnych. Kontrola finansowa ma zatem w przypadku funduszy strukturalnych rozbudowany charakter, a wielopłaszczyznowe spektrum działań kontrolnych obejmuje na poziomie państw członkowskich: instytucje zarządzające, instytucje pośredniczące, instytucję płatniczą, niezależną instytucję kontrolną, niezależną strukturę upoważnioną do wystawiania poświadczeń zamknięcia pomocy (winding-up body).

Ogólne zasady

    Podstawowe zasady obowiązujące w systemie zarządzania i kontroli środków pochodzących z funduszy strukturalnych to:

• jasne określenie kompetencji (szczegółowy opis zadań urzędników),

• odpowiednie określenie zadań (tj. niedopuszczenie do konfliktu interesów),

• odpowiednie przypisanie i podzielenie kompetencji i zadań (przede wszystkim oddzielenie instytucji płatniczej i zarządczej),

• kontrola wyżej wspomnianych zasad.

    Nieprawidłowościom w wykonywaniu zadań związanych z wykorzystaniem środków strukturalnych zapobiegać ma również wspomniane wyżej oddzielenie różnych elementów operacji np. zarządzania i finansowania pomiędzy instytucje oraz na szczeblu wewnątrzinstytucjonalnym. W szczególności podział zadań musi obejmować:

• czynności zarządzania,

• sprawdzanie wniosków o płatności,

• potwierdzanie wniosków o płatności ze środków wspólnotowych,

• wypłaty,

•  kontrolę na miejscu,

• potwierdzanie zakończenia pomocy,

• audyt wewnętrzny.

Zasady organizacyjne

    Zasady zawarte w rozporządzeniach wspólnotowych bazują na zdefiniowaniu kluczowych funkcji związanych z zarządzaniem i kontrolą współfinansowanych działań i są realizowane poprzez Instytucję Zarządzającą, Instytucję Płatniczą, Instytucje Pośredniczące, kontrolę równoległą z prowadzonymi działaniami oraz kontrolę reprezentatywnej próby.

    Instytucja zarządzająca jest odpowiedzialna nie tylko za kwestie związane z public relations, wyborem odpowiednich projektów i kwestiami organizacyjnymi, ale również za sprawdzenie prawidłowości przedstawionych do współfinansowania projektów, sprawdzanie i zatwierdzaniem dokumentów płatności; zapobieganie, wykrywanie i naprawę nieprawidłowości; ustanowienie systemu zbierającego informacje potwierdzające prawidłowość operacji finansowych oraz audyt.

    Tak szeroki zakres uprawnień i zadań wymaga od instytucji zarządzającej wykonania wielu czynności sprawdzających, odnoszących się do prawidłowości finansowej, w tym przede wszystkim:

•  sprawdzenie dostarczenia odpowiednich usług/produktów,

• zbadanie zgodności ze stanem faktycznych wystawionych dokumentów płatniczych,

• weryfikację zgodności z odpowiednimi przepisami wewnątrzkrajowymi i unijnymi (np. o pomocy publicznej, zamówieniach publicznych etc.) oraz weryfikacji dokumentacji,

•  poświadczenie istnienia dokumentacji wspierającej.

    Kluczowe znaczenie dla procedur finansowych, w tym kontroli finansowej ma instytucja płatnicza. Oprócz typowo finansowych kwestii, takich jak:

•  zatwierdzanie zestawień płatności,

•  przechowywanie wyciągów kwot niesłusznie wypłaconych i zwróconych oraz coroczne raportowanie o nich,

• przechowywanie wyciągów wydatków pośrednich i bezpośrednich płatności,

• dokonywanie płatności,

•  jak najszybsze przekazywanie płatności beneficjentom końcowym,

• prowadzenie dokładnej ewidencji dokonanych płatności (tak dalece jak to możliwe w formie płatności, tę czynność może wykonywać również instytucja zarządzająca),

• przekazywanie Komisji prognoz wydatków,

instytucja płatnicza musi posiadać niezależną strukturę poświadczenia wyciągów wydatków pośrednich i końcowych oraz potwierdzania, że wszystkie operacje dokonane przez instytucję zarządzającą przeprowadzono w sposób prawidłowy; uzyskuje ona również potwierdzenie z instytucji zarządzającej, że finansowaniu podlegają wyłącznie kwalifikujące się wydatki, istnieje niezbędna dokumentacja, zostały dochowane procedury oraz zachowano się zgodnie z wszystkimi regułami wspólnotowymi. Instytucja płatnicza potwierdza również informacje instytucji zarządzającej odnośnie istnienia procedur weryfikacyjnych i ścieżki audytu.

    Instytucja pośrednicząca – może być instytucją publiczną bądź prywatną, która w imieniu instytucji zarządzającej bądź płatniczej realizuje delegowane jej kompetencje w odniesieniu do końcowych beneficjentów, instytucji i firm realizujących powierzone im zadania współfinansowane przez fundusze strukturalne (art. 2, Rozporządzenia 438/01).

    Kontrola równoległa z prowadzonymi działaniami– obejmuje wszystkie działania wynikające z czynności kontrolnych towarzyszących wszystkim działaniom prowadzonym przez odpowiednie instytucje zaangażowane w zarządzanie środkami funduszy strukturalnych.

    Kontrola reprezentatywnej próby powinna obejmować przynajmniej 5% kwalifikujących się wydatków. Przy określaniu kontrolowanej próby działań należy zgodnie z art. 10 ust. 3 Rozporządzenia Komisji 438/2001 uwzględnić:

• konieczność sprawdzenia operacji różnych typów i rozmiarów,

•  każdy współczynnik ryzyka, który został określony w ramach sprawdzeń na poziomie krajowym i wspólnotowym,

• koncentrację działań w niektórych instytucjach pośredniczących i u niektórych beneficjentów końcowych tak, aby główne instytucje pośredniczące i beneficjenci końcowi byli sprawdzani co najmniej raz przed poświadczeniem zamknięciecia pomocy (wydaniem winding-up certification).

    Kontrole powinny wykazać systematyczność wykrytych nieprawidłowości oraz określać przyczyny zaistnienia określonego stanu i kierunki dalszych działań, a także wskazywać niezbędne działania korygujące lub zabezpieczające.

    W trakcie przeprowadzenia sprawdzeń szczególna uwaga powinna zostać zwrócona na:

• skuteczność zastosowanych systemów zarządzania i kontroli,

• prawidłowość poświadczonych wydatków na różnych poziomach wdrażania (wybiórcze sprawdzenie, na podstawie analizy ryzyka),

• monitoring czynności naprawczych w stosunku do systematycznych błędów i nieprawidłowości.

    Powiązanie z systemem zarządzania

    Opisane wcześniej zasady i sposoby prowadzenia kontroli środków pochodzących z UE wskazują na kolejną cechę, jaką powinien spełniać w świetle regulacji wspólnotowych system kontroli  w państwach członkowskich. Jest nim mianowicie jego ścisła integracja i współzależność z procesem zarządzania. Stąd też niejednokrotnie legislacja wspólnotowa odwołuje się do pojęcia „systemu zarządzania i kontroli”. Na zintegrowany system zarządzania i kontroli składają się następujące elementy:

• czynności zarządcze (programowanie, bieżące zarządzanie i kordynacja, płatności i sprawozdawczość). Ich celem jest zapewnienie prawidłowego i efektywnego wdrażania środków europejskich,

• ocena ryzyka, pozwalająca na wcześniejszą identyfikację tych czynników zarówno o charakterze wewnętrznym, jak i zewnętrznym, które mogą oddziaływać na cele prowadzonych działań,

• kontrola równoległa do prowadzonych działań (omówiono w poprzednim podrozdziale),

• kontrola reprezentatywnej próby (omówiono w poprzednim podrozdziale),

• system monitoringu, umożliwia odniesienie się do zakładanych celów oraz aktualnego stanu postępów prowadzonych działań, ułatwia zidentyfikowanie „wąskich gardeł” i potencjalnych nieprawidłowości.

     Audyt systemu zarządzania i kontroli

    Ogromny wysiłek organów kontrolującym w poprzednim okresie programowania spowodował, że w bieżącym okresie programowania Unia Europejska oprócz kontroli konkretnych instytucji, czynności, czy produktów istotny nacisk położyła na kwestie systemowe. Z tego względu prawodawstwo unijne dużą uwagę poświęca zagadnieniom audytu systemu zarządzania i kontroli. Audyt systemu zarządzania i kontroli ma na celu sprawdzenie skuteczności jego funkcjonowania, w szczególności zapobieganie powstawaniu błędów i nieprawidłowości oraz ich identyfikację i eliminowanie.

    W kwestii zagadnień systemowych rozporządzenia unijne odwołują się do zasad:

• jasnego zdefiniowania i przyporządkowania kompetencji,

•  odpowiedniego podziału zadań,

•  zagwarantowania prawidłowego wykonywania powierzonych zadań,

• istnienia procedur gwarantujących weryfikację sprawdzenia rzeczywistego istnienia refinansowanych przez UE produktów bądź usług,

•  mechanizmów gwarantujących zgodność z przepisami wspólnotowymi w zakresie zamówień publicznych, pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans,

•  mechanizmów zapewniających refinansowanie przez UE wyłącznie wydatków kwalifikujących się,

•   zapewnienie, że stworzony system zarządzania i kontroli gwarantuje minimalną ścieżkę audytu (sufficient audit trail).

    Wśród wymienionych wyżej wymogów wspólnotowych na szczególną uwagę zasługuje pojęcie minimalnej ścieżki audytu. Rozporządzenie 438/2001 wymienia warunki niezbędne dla uznania takiej ścieżki za wystarczającą i wymienia szereg warunków brzegowych:

•  możliwość porównania poświadczeń płatności (certifications) przekazanych Komisji  pojedynczymi dowodami płatności wraz z dokumentacją towarzyszącą,

• możliwość sprawdzenia alokacji współfinansowania krajowego i środków wspólnotowych,

• rejestry księgowe powinny umożliwiać uzyskanie informacji na poziomie końcowych beneficjentów (a w przypadku, gdy nie są oni końcowymi odbiorcami pomocy (final recipients) na poziomie instytucji lub firm będących realizatorami współfinansowanych zadań)  na temat współfinansowanych przez UE wydatków,

•  w przypadku zadań w części współfinansowanych przez UE należy wskazać jasne kryterium ich oddzielenia od innych zadań,

•  wnioski finansowe i raporty powinny być w odpowiedni sposób przekazywane na wyższe szczeble wdrażania wraz ze stosowną dokumentacją,

• dokumentacja prowadzonych działań, taka jak dokumenty przetargowe, plany finansowe, raporty, protokoły itp. powinny być dostępne na odpowiadającym im poziomie wdrażania przez 3 lata od daty wypłaty salda końcowego.

System zarządzania i kontroli – wyzwanie dla zarządzających i wdrażających Europejski Fundusz Społeczny

    Z zaprezentowanej powyżej prezentacji regulacji wspólnotowych w zakresie kontroli środków pochodzących z funduszy strukturalnych jasno wynika, że jedynie państwa, które są w stanie zapewnić sprawny system administrowania, zarządzania i kontroli EFS mogą korzystać z przyznanych im alokacji finansowych. Strukturalne, ciągłe i nieusuwane nieprawidłowości prowadzą bowiem w konsekwencji do zawieszenia pomocy dla państwa nie spełniającego stosownych postanowień zawartych w rozporządzeniach. Wspólnotowe akty prawne w zakresie kontroli finansowej jasno wskazują, że główną odpowiedzialność za prawidłowość wydatkowania powierzonych środków wspólnotowych ponoszą same państwa członkowskie, a w praktycznym wymiarze instytucje zaangażowane w zarządzanie i wdrażanie. Z tego też względu istotne jest odpowiednie przygotowanie wszystkich jednostek zarządzających i wdrażających EFS do zadań, jakie pojawią się wraz z członkostwem w UE.

    W przypadku Europejskiego Funduszu Społecznego będą to przede wszystkim instytucje uczestniczące w wydatkowaniu środków z Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL), a więc Ministerstwo Finansów (Instytucja Płatnicza) Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej (jako Instytucja Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty oraz SPO RZL, Instytucja Pośrednicząca i Końcowy Beneficjent części działań), Ministerstwo Edukacji Narodowej i Sportu (Instytucja Pośrednicząca i Beneficjent Końcowy), Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz wojewódzkie urzędy pracy (Beneficjenci Końcowi).

    Elementem wymuszającym działania państw w zakresie przygotowania systemu kontroli jest opisywane w części pierwszej ścisłe zintegrowanie go z systemem zarządzania i kontroli. Na etapie przygotowań do absorpcji EFS, a więc w okresie programowania i przygotowywania schematów wdrażania wyróżnić można kilka elementów, które zazębiają się z prowadzonymi obecnie działaniami, zmierzającymi do wypracowania struktury zarządzania funduszami:

1. Uwzględnienie w przygotowywanych obecnie schematach zarządzania i wdrażania wymogów acquis communautaire w zakresie kontroli finansowej,

2. Kwestie związane z rozwojem potencjału instytucjonalnego administracji publicznej w zakresie umiejętności kontrolnych,

3. Budowa szczelnego systemu zarządzania i kontroli,

4. Ocena ewentualnego ryzyka nieprawidłowości i podjęcie działań prewencyjnych już na etapie preakcesji.

    Sektorowy Program Operacyjny – Rozwój Zasobów Ludzkich w części dotyczącej zarządzania finansowego i kontroli wskazuje na poszczególne instytucje oraz odnosi się do zadań, jakie na podstawie przepisów rozporządzeń wspólnotowych będą musiały pełnić w zakresie zarządzania i kontroli finansowej. Program przewiduje wyodrębnienie w ramach MGPiPS Jednostki Monitorująco – Kontrolnej EFS, niezależnej od Instytucji Zarządzającej, wskazuje również na wydzielenie w strukturze Ministerstwa Finansów Biura ds. Certyfikacji i Poświadczeń Pomocy Środków Pochodzących z Unii Europejskiej odpowiedzialnego za wystawiania poświadczeń zamknięcia pomocy w odniesieniu do SPO RZL oraz włączenie urzędów kontroli skarbowej w kontrolę reprezentatywnej próby  (minimum 5% operacji).

    W związku ze zbliżającym się terminem przystąpienia do UE, bieżący rok jest tym, w którym wszystkie instytucje objęte działaniami w ramach SPO RZL zmuszone będą do głębokich przekształceń instytucjonalnych i to nie tylko w sferze wyodrębniania, czy tworzenia nowych komórek, ale przede wszystkim w zakresie prawidłowego, zgodnego z opisanymi wcześniej zasadami przypisania kompetencji poszczególnym instytucjom, ich jednostkom organizacyjnym, czy wreszcie poszczególnym osobom zajmującym się sprawami związanymi z różnymi aspektami administrowania funduszami. Prawidłowość realizacji tego zadania w zasadniczy sposób wpływać będzie na kwestie kontroli EFS.

    Na uwagę zasługuje również inny element warunkujący prawidłową i zgodną z unijnymi zasadami  absorpcję środków EFS. Jest nim wdrożenie i właściwe funkcjonowanie Systemu Informatycznego Monitoringu i Kontroli Funduszy Strukturalnych (tzw. systemu SIMIK) oraz powiązanego z nim Podsystemu Informatycznego EFS.

    System SIMIK obejmie wszystkie instytucje zaangażowane w zarządzanie i wdrażanie do poziomu beneficjenta końcowego i posiadać będzie między innymi moduły wspierające zarządzanie, monitoring oraz rozbudowany moduł wsparcia finansowo – księgowego. System ma również w istotny sposób wspierać czynności kontrolne, takie jak śledzenie operacji finansowych, efektów rzeczowych i finansowanych działań, czy wychwytywanie tzw. „uśpionych projektów”. Uzupełnieniem SIMIK ma być podsystem EFS zapewniający informacje na temat osób objętych działaniami finansowanymi z EFS (np. uczestników szkoleń zawodowych współfinansowanych z EFS) i umożliwiający gromadzenie danych rzeczowych na ich temat, a następnie przekazywanie ich w zagregowanej formie do systemu głównego SIMIK.

    Kolejnym kluczowym elementem pozwalającym nie tylko na prawidłowe programowanie, zarządzanie i wdrażanie działań EFS, ale i na zapewnienie efektywnej i skutecznej kontroli jest rozwój umiejętności zawodowych osób, które będą się nią w przyszłości zajmować. Wsparcie potencjału ludzkiego jest w tym względzie o tyle istotne, że w procesie kontroli niezwykle ważną rolę odgrywają umiejętności profesjonalne zajmujących się nią osób, a przyszli audytorzy i kontrolerzy swą praktyczną wiedzę o EFS, zdobywać będą równolegle do kontrolowanych kolegów. Z tego też względu niezwykle ważne  jest zbudowanie jasnych i czytelnych procedur oraz wsparcie zarówno instytucji wdrażających, jak i kontrolujących odpowiednio sprofilowanymi szkoleniami oraz dobrze przygotowanymi podręcznikami wdrażania i podręcznikami kontroli.

    Zasadnicze znaczenie ma w chwili obecnej trzecia i czwarta grupa wyzwań: budowa szczelnego systemu kontroli i warunkująca go bezpośrednio, wcześniejsza ocena ryzyk nieprawidłowości na różnych etapach operowania środkami wspólnotowymi. Analiza ryzyka pozwala na zidentyfikowanie czynników wewnętrznych i zewnętrznych, które mogą negatywnie oddziaływać na osiągnięcie założonych celów, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zarządzania finansowego. Ogólnie rzecz ujmując istnieje pewna grupa elementów ryzyka, towarzysząca zarządzaniu i wdrażaniu o charakterze strategicznym: (np. rozbudowane i skomplikowane regulacje dotyczące EFS, sposób zdefiniowania wytycznych, celów, posiadanych zasobów itp.) związanym z zarządzaniem (wielość szczebli zarządzania, skomplikowane procedury, typ beneficjentów, niedostateczne umiejętności zawodowe osób administrujących pomocą wspólnotową etc.) czy wreszcie finansowe (nieprawidłowości w wydawaniu, złe alokowanie etc.). Konieczne jest zatem ich zidentyfikowanie już na obecnym etapie oraz próba wyeliminowanie poprzez wbudowanie odpowiednich mechanizmów kontrolnych w budowany system zarządzania i kontroli oraz poświęcenie im szczególnej uwagi w trakcie przeprowadzania sprawdzeń.

    Doświadczenia z podobnymi programami rozwoju zasobów ludzkich za granicą oraz w ramach pomocy przedakcesyjnej np. PHARE, czy strukturalnej np. Program Aktywizacji Obszarów Wiejskich pokazują, że kluczowe znaczenie w tym zakresie będzie miało odpowiednie przygotowanie poszczególnych jednostek, poczynając od instytucji zarządzającej i płatniczej, do radzenia sobie zarówno pod względem merytorycznym, jak również organizacyjnym z postawionymi przed nimi zadaniami oraz dobra komunikacja pomiędzy poszczególnymi szczeblami wdrażania. Wszystkie te doświadczenia w ewidentny sposób wpływać będą na prawidłowość i efektywność prowadzonych działań w ramach EFS. Bez ich uwzględnienia oraz wspomnianych wcześniej uwarunkowań niemożliwe będzie zbudowanie sprawnego i skutecznego systemu kontroli.